德语干货:教你四步搞定德语邮件!

工作学习当中经常要用到电子邮件与别人联系,但是不知道怎么写好一封德语邮件?快来看看这四个小技巧吧!

1. Wähle deine Betreffzeilen mit Bedacht aus

1. 选一个合适的事由

Viele denken nicht lange über ihre E-Mail-Betreffzeilen nach, während andere sogar regelmäßig Nachrichten abschicken, ohne überhaupt Betreffzeilen einzufügen. Aber das Konstruieren der richtigen Betreffzeile könnte den Unterschied zwischen sofortigem Lesen deiner Nachricht und dem Ignorieren der Nachricht ausmachen.

许多人不怎么认真思考邮件主题,有些人则经常不写事由就发送。拟定正确的标题能够让别人迅速读取你的邮件而不是忽略掉。

Kommen wir nun zur Sache: Deine Betreffzeile sollte möglichst nicht zwei Sätze lang sein, sondern darauf abzielen, den Inhalt deiner Nachricht in wenigen Worten zu vermitteln. Beispielsweise ist „Projekt Keystone“ eine wesentlich effizientere Betreffzeile als „Ich muss irgendwann nächste Woche mit dir Projekt Keystone besprechen”.

言归正传:你的事由要尽可能短,且能用几个词言简意赅地说明邮件内容。比如,“项目重点”就比“我下周必须和你谈谈项目重点”要有效。

Außerdem, solltest du erwähnen, wenn deine Nachricht dringend ist, aber nur, wenn es wirklich wichtig ist. Andernfalls könnten die Leute, die es lesen, darüber verärgert sein und beschließen nicht mehr prompt zu reagieren.

此外,你还得标明邮件是否紧急,当然只有真的很紧急的时候才标明。否则的话,读你邮件的人会生气,然后决定不紧不慢地回复你。

2. Nimm dir die Zeit zum Korrekturlesen

2. 花时间校对

Von dir wird nicht unbedingt erwartet, dass du die gleiche Menge an Aufwand in herkömmliche E-Mails steckst, wie in einen hochkarätigen Bericht oder in eine Präsentation. Allerdings solltest du niemals davon ausgehen, dass der direkte Empfänger deiner Nachricht die einzige Person ist, die dies jemals lesen wird. Man weiß nie, wann jemand eine deiner E-Mails an eine höhere Instanz weiterleiten möchte. Deshalb ist es umso besser, je professioneller du klingst.

没有人指望,你在电子邮件上花费和在一个高质量的报告或演讲上一样的精力和时间。但是,也不要觉得只有收件人才会读你的邮件。指不定你的邮件就会被转发给更高一级的主管,因此,邮件越专业越好。

Nimm dir zu diesem Zweck eine Minute Zeit, nachdem du jede Nachricht verfasst hast, um sie noch einmal durchzulesen. Wenn du das laut machen kannst, ist das umso besser, denn dann ist es sogar noch wahrscheinlicher Fehler zu finden. Außerdem solltest du deine E-Mails immer durch ein Rechtschreibprüfprogramm laufen lassen. Es ist ein einfacher Weg, um eklatante Fehler zu eliminieren, die dich weniger intelligent aussehen lassen könnten, als du wirklich bist.

所以,写完一封邮件后,再抽出一分钟时间通读一遍。如果能大声读一遍更好,因为这样更容易发现错误。另外,也可以用拼写检查软件检查错误。这是一种修改低级错误的简单方法,但也可能会显得你很弱。

3. Sende nicht nur Teilantworten

3. 不要只发送部分答复

Es ist nicht immer einfach, sich Zeit für die Beantwortung von E-Mails zu nehmen. Wenn also eine Frist verstreicht und eine Reihe von Nachrichten eintreffen, ignoriere sie am besten bis du wirklich in der Lage bist, sie anständig zu beantworten. Wenn du einen kurzen Einzeiler als Antwort auf eine Nachricht zurück sendest, die eine ausführlichere Antwort erfordert, sparst du dir keine Zeit; wenn überhaupt, verschwendest du deine Zeit, indem du deine Arbeit unterbrichst, um diese schnelle Antwort zu verfassen.

花时间回复邮件并不是一件轻松的差事。如果日期截止之后还有一堆邮件寄过来的话,在你能准确答复之前,最好忽略它们。对于需要详细回答的邮件,你用几句话搪塞的话,这并没有节省时间;为了迅速回复邮件,你打断了自己的工作,而且浪费了时间。

Allerdings gibt es Ausnahmen von dieser Regel. Wenn dein Vorgesetzter oder eine Firma dir E-Mails schickt und du weißt, dass die Antwort einige Zeit in Anspruch nehmen wird, kannst du aus Höflichkeit kurz antworten: „Ich stehe gerade kurz vor einer Deadline, aber Sie können morgen eine gründliche Antwort erwarten“. Auch wenn du einen Kollegen hast, der wahrscheinlich zu deinem Schreibtisch hinüber marschieren und eine Antwort verlangen wird, wenn du nicht sofort antwortest, kannst du die gleiche Technik anwenden. Andernfalls wartest du am besten, bis du ein ausreichend Zeit hast, um deine E-Mails vollständig beantworten zu können.

但是,这一原则也有例外。如果你的上司或者一家公司给你发邮件,但你知道短期之内可能给不了他们答复,这时候你就可以礼貌地回复:“我最晚明天给您答复”。即使同事跑到你办公桌前要你给个答复,一时半会儿没法回答的时候,也可以用这种方式稍微拖一阵。然后等到时间充足的时候,详细地回一封邮件。

4. Denk daran, dass E-Mails keinen Ton aussenden

4. 记住,电子邮件是没有声音的

Eine knifflige Sache, die von vielen Arbeitnehmern übersehen wird, ist, dass E-Mails im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen oder Telefongesprächen keinen Ton wiedergeben. Wenn du also sachlich antwortest, kann es manchmal übermäßig stumpf wirken, auch wenn das nicht deine Absicht ist.

被许多人忽略掉的一个棘手问题是,电子邮件和人与人之间的对话,或者电话通话不一样,它没有声音。即便你不是故意的,它总是看起来有些枯燥。

Stell dir vor, du wirst in einer E-Mail gebeten, etwas zu tun, das weit außerhalb deines Verantwortungsbereichs liegt. Vielleicht antwortest du mit „Sorry, aber so etwas mache ich normalerweise nicht“ und denkst, dass das in Ordnung ist. Aber vom Standpunkt des Empfängers aus gesehen, könnte es als unhöflich empfunden werden. Deshalb lohnt es sich oft, sich für Höflichkeiten Zeit zu nehmen, wenn man auf E-Mails antwortet. In unserem Beispiel würde dies weniger hart klingen, wenn man es folgendermaßen formuliert: „Es tut mir leid, aber ich habe mich noch nie damit beschäftigt, und ich weiß nicht, ob mein Vorgesetzter Ihre Anfrage genehmigen würde”.

试想一下,电子邮件里请求你做的事远远超出了你的职责范围。你也许会回复:“不好意思,我一般不负责这个。”然后觉得没啥毛病。但是站在收件人的立场上,可能会觉得你没礼貌。所以,回复邮件时,多花点时间注意礼貌措辞是值得的。如果这样表述的话,听起来就好多了:“很抱歉,我还没有处理过此类事情,而且我也不太确定,上级会不会批准您的请求。”

Je ausgefeilter du per E-Mail klingst, desto besser ist es auch für deine Karriere. Folge diesen Tipps, und mit etwas Glück wirst du als solider Kommunikator von vielen im Büro anerkannt.

你的邮件越是经过琢磨推敲,对你的职业生涯越有利。如果掌握了这些技巧,运气好的话,你绝对是办公室的一把手。

 

* 洪堡德语专注青少年德语培训及德国留学一站式服务, 业务涵盖德语培训、德高衔接课程、德奥中学/大学留学项目、德奥游学、网络课堂等, 旨在为学员提供一站式终身学习服务。
咨询热线:010-86466787、值班手机:13811028253